ผลการตรวจนับ 4,262 รายการที่ตรวจแล้ว
- ตรงกับทะเบียน4,176 (98.0%)
- ย้ายที่โดยไม่แจ้ง44 (1.0%)
- หาไม่เจอ18 (0.4%)
- พบเกินทะเบียน12 (0.3%)
- สภาพต่างจากที่บันทึก12 (0.3%)
4,176 + 44 + 18 + 12 + 12 = 4,262 รายการ ✓ · 98.0 + 1.0 + 0.4 + 0.3 + 0.3 = 100.0% ✓ · ตรวจนับแล้ว 4,262 + ยังไม่ตรวจ 24 = 4,286 ✓ ตรงกับทะเบียน
ผลต่างสี่ประเภทต้องจัดการคนละแบบ ไม่ใช่แก้ทะเบียนให้ตรงเหมือนกันหมด — ย้ายที่โดยไม่แจ้ง 44 รายการ เป็นเรื่องกระบวนการ ของยังอยู่แต่ทะเบียนไม่ทันสมัย · หาไม่เจอ 18 รายการ คือของที่อาจหายจริง ต้องสอบสวน · พบเกินทะเบียน 12 รายการ อาจไม่ใช่ของบริษัทเลย · สภาพต่างจากที่บันทึก 12 รายการ อาจเป็นข้อบ่งชี้การด้อยค่า · ระบบที่มีปุ่มเดียวว่า “ปรับให้ตรง” จะทำให้ทั้งสี่กรณีถูกจัดการเหมือนกันหมด ซึ่งปิดบังปัญหาที่แท้จริง
รายการที่ต้องดำเนินการ 86 รายการที่ไม่ตรงกับทะเบียน
| ผลที่พบ | รายการ | มูลค่าสุทธิ | สิ่งที่ต้องทำ | ใครตัดสิน |
|---|---|---|---|---|
| หาไม่เจอ | 18 | ฿ 3.86M | สอบสวน หาผู้รับผิดชอบ อาจต้องแจ้งความ | ผู้บริหาร + ฝ่ายบัญชี |
| ย้ายที่โดยไม่แจ้ง | 44 | ฿ 12.40M | ปรับที่ตั้งในทะเบียนและหาสาเหตุที่ไม่แจ้ง | ผู้รับผิดชอบสินทรัพย์ |
| พบเกินทะเบียน | 12 | ฿ 4.20M | หาที่มา — ของเช่า ของยืม หรือยังไม่ได้บันทึก | ฝ่ายบัญชี |
| สภาพต่างจากที่บันทึก | 12 | ฿ 8.60M | ประเมินว่าเข้าเกณฑ์การด้อยค่าหรือไม่ | ผู้ทำบัญชี |
| รวม | 86 | ฿ 29.06M |
18 + 44 + 12 + 12 = 86 รายการ ✓ · 3.86 + 12.40 + 4.20 + 8.60 = ฿29.06M ✓ · มูลค่าที่หาไม่เจอ ฿3.86M ตรงกับรายการสูญหายในหน้า Asset Lifecycle ✓
สินทรัพย์ที่หาไม่เจอไม่ใช่แค่เรื่องบัญชี — ทรัพย์สินของบริษัทที่หายไปอาจเป็นความผิดทางอาญาถ้ามีการยักยอก และการตัดออกจากทะเบียนโดยไม่สอบสวนเท่ากับปิดเรื่องไปเอง · ในทางภาษี การตัดจำหน่ายสินทรัพย์สูญหายต้องมีหลักฐานที่พิสูจน์ได้ เช่นบันทึกการสอบสวนหรือใบแจ้งความ มิฉะนั้นเจ้าพนักงานอาจประเมินว่าเป็นการจำหน่ายที่ต้องเสียภาษี · ระบบจึงไม่ให้ตัดรายการที่หาไม่เจอออกจากทะเบียนจนกว่าจะมีเอกสารสรุปผลการสอบสวน
วิธีตรวจนับที่ใช้ แยกตามลักษณะสินทรัพย์
| วิธี | เหมาะกับ | รายการ | ความแม่นยำ | ข้อจำกัด |
|---|---|---|---|---|
| อ่านรหัสด้วยเครื่องอ่าน | เครื่องใช้สำนักงานและคอมพิวเตอร์ | 1,548 | 99.2% | ป้ายรหัสหลุดหรือเสียหายได้ |
| อ่านป้ายคลื่นความถี่วิทยุ | เครื่องจักรและอุปกรณ์ | 1,842 | 99.6% | ต้องติดป้ายทุกชิ้นและมีเครื่องอ่าน |
| ตรวจด้วยสายตาและถ่ายภาพ | อาคารและสิ่งปลูกสร้าง | 486 | 100% | ใช้เวลาและต้องมีคนไป |
| ตรวจเอกสารสิทธิ | ที่ดิน | 128 | 100% | ตรวจเอกสาร ไม่ใช่ตรวจของ |
| ตรวจตามทะเบียนยานพาหนะ | ยานพาหนะ | 214 | 99.5% | ต้องตรงกับทะเบียนราชการด้วย |
| ตรวจความคืบหน้าตามงวดงาน | สินทรัพย์ระหว่างก่อสร้าง | 68 | 100% | ตรวจความคืบหน้า ไม่ใช่ตรวจนับชิ้น |
| รวม | 4,286 | 99.4% |
1,548 + 1,842 + 486 + 128 + 214 + 68 = 4,286 รายการ ✓ ตรงกับทะเบียน
ที่ดินและอาคารตรวจนับได้ 100% แต่เป็นการตรวจเอกสาร ไม่ใช่ตรวจของ — ซึ่งพิสูจน์กรรมสิทธิ์ได้แต่ไม่ได้พิสูจน์ว่าสภาพเป็นอย่างไร · ยานพาหนะต้องตรงกับทะเบียนของทางราชการด้วย ไม่ใช่แค่ตรงกับทะเบียนของบริษัท เพราะรถที่ขายไปแล้วแต่ยังไม่โอนทะเบียน บริษัทยังมีความรับผิดตามกฎหมายอยู่ · เครื่องใช้สำนักงานเป็นกลุ่มที่แม่นยำต่ำสุด เพราะเคลื่อนย้ายบ่อยและป้ายรหัสหลุดง่าย ซึ่งสอดคล้องกับที่พบว่ารายการย้ายที่โดยไม่แจ้งส่วนใหญ่อยู่ในกลุ่มนี้
ขอบเขตอำนาจของ AI ในการตรวจนับ
สูงสุด LEVEL C| การกระทำ | ระดับที่อนุญาต | ผู้รับผิดชอบตามกฎหมาย | สถานะ |
|---|---|---|---|
| อ่านรหัสและจับคู่กับทะเบียนอัตโนมัติ | Level D | — | AI ทำได้ |
| วางแผนเส้นทางการตรวจนับให้มีประสิทธิภาพ | Level C | — | AI ทำได้ |
| ระบุรายการที่ยังไม่ได้ตรวจ | Level A | — | AI ทำได้ |
| จับคู่รายการที่พบเกินกับรายการที่หาไม่เจอ | Level C | ฝ่ายบัญชียืนยัน | เสนอได้ ส่งต่อคน |
| ปรับที่ตั้งในทะเบียนให้ตรงกับที่พบ | ไม่อนุญาต | ผู้รับผิดชอบสินทรัพย์ | คนเท่านั้น |
| ตัดรายการที่หาไม่เจอออกจากทะเบียน | ไม่อนุญาต | ผู้บริหาร + ผลการสอบสวน | คนเท่านั้น |
| บันทึกรายการที่พบเกินเข้าทะเบียน | ไม่อนุญาต | ฝ่ายบัญชี + หลักฐานการได้มา | คนเท่านั้น |
| สรุปว่าการตรวจนับเสร็จสมบูรณ์ | ไม่อนุญาต | ผู้ควบคุมการตรวจนับ | คนเท่านั้น |
แถวที่ห้ามทั้งสี่แถวมีเหตุผลเดียวกัน คือการตรวจนับต้องมีคนรับรอง — ผู้สอบบัญชีอาจเข้าร่วมสังเกตการณ์การตรวจนับ และจะถามว่าใครเป็นผู้ควบคุมและใครรับรองผล ระบบที่สรุปเองว่าตรวจนับเสร็จแล้วทำให้ไม่มีคนรับผิดชอบผล · การจับคู่รายการที่พบเกินกับรายการที่หาไม่เจออัตโนมัติเป็นสิ่งที่อันตราย เพราะทำให้ตัวเลขดูสมดุลโดยที่อาจไม่ใช่ของชิ้นเดียวกันจริง ซึ่งจะปิดบังทั้งการสูญหายและการมีทรัพย์สินที่ไม่ได้บันทึก ระบบจึงให้ AI เสนอได้แต่ต้องมีคนยืนยันทีละคู่
ต้นแบบ — ข้อมูลตัวอย่าง · ทุกตัวเลขบนหน้านี้กระทบยอดกับโมดูล Accounting และ Finance ได้ · การตรวจนับสินทรัพย์ประจำปีเป็นส่วนหนึ่งของการควบคุมภายในที่ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ และในบางกรณีเข้าร่วมสังเกตการณ์ด้วย · ผลต่างทุกรายการต้องอธิบายได้และมีเอกสารประกอบ ระบบไม่มีปุ่มปรับทะเบียนให้ตรงกับของจริงโดยไม่มีคำอธิบาย · สินทรัพย์ที่พบเกินทะเบียน 12 รายการต้องหาที่มาก่อนบันทึกเพิ่ม เพราะอาจเป็นของเช่า ของที่ลูกค้าฝากไว้ หรือของที่ซื้อมาแล้วยังไม่ได้บันทึก ซึ่งแต่ละกรณีบันทึกต่างกัน