เอกสารที่ต้องมีตามประเภทสินทรัพย์ ไม่ใช่ทุกประเภทต้องการเอกสารชุดเดียวกัน
| ประเภท | เอกสารที่ต้องมี | รายการ | ครบถ้วน | ผลถ้าไม่มี |
|---|---|---|---|---|
| ที่ดิน | โฉนด · สัญญาซื้อขาย · ใบเสร็จภาษีที่ดิน | 128 | 100% | พิสูจน์กรรมสิทธิ์ไม่ได้ |
| อาคาร | ใบอนุญาตก่อสร้าง · แบบแปลน · สัญญาผู้รับเหมา | 486 | 98.6% | ขออนุญาตดัดแปลงไม่ได้ |
| เครื่องจักร | ใบกำกับภาษี · ใบรับประกัน · คู่มือ · ใบรับรองความปลอดภัย | 1,842 | 95.8% | หักค่าเสื่อมทางภาษีอาจถูกโต้แย้ง |
| ยานพาหนะ | ทะเบียนรถ · กรมธรรม์ · ใบตรวจสภาพ | 214 | 99.1% | ใช้รถบนถนนไม่ได้ |
| เครื่องใช้สำนักงาน | ใบกำกับภาษี · ใบรับประกัน | 1,548 | 95.2% | หักค่าเสื่อมทางภาษีอาจถูกโต้แย้ง |
| สินทรัพย์ระหว่างก่อสร้าง | สัญญาจ้าง · ใบรับรองงวดงาน | 68 | 100% | โอนเป็นสินทรัพย์พร้อมใช้ไม่ได้ |
| รวม | 4,286 | 96.5% |
128 + 486 + 1,842 + 214 + 1,548 + 68 = 4,286 รายการ ✓ ตรงกับทะเบียน · ครบถ้วน 4,138 ÷ 4,286 = 96.5% ✓
ผลของการไม่มีเอกสารต่างกันมากตามประเภท จึงไม่ควรวัดด้วยเปอร์เซ็นต์ความครบถ้วนอย่างเดียว — ที่ดินที่ไม่มีโฉนดคือพิสูจน์กรรมสิทธิ์ไม่ได้เลย ส่วนเครื่องใช้สำนักงานที่ไม่มีใบรับประกันแค่ซ่อมฟรีไม่ได้ · เอกสารที่กระทบภาษีคือใบกำกับภาษีและหลักฐานการได้มา เพราะรายจ่ายที่จะหักเป็นค่าเสื่อมราคาได้ต้องพิสูจน์ได้ว่ามีการได้มาจริงและเป็นรายจ่ายเพื่อกิจการ · ยานพาหนะที่ขาดใบตรวจสภาพหรือกรมธรรม์มีผลทันทีคือใช้บนถนนไม่ได้ตามกฎหมาย ซึ่งเป็นความเสี่ยงในการดำเนินงาน ไม่ใช่แค่เรื่องเอกสาร
เอกสารที่ขาด 148 รายการ · เรียงตามความเร่งด่วน
| เอกสารที่ขาด | รายการ | มูลค่าสุทธิ | ผลกระทบ | ความเร่งด่วน |
|---|---|---|---|---|
| หลักฐานการได้มา | 12 | ฿ 8.60M | สิทธิหักค่าเสื่อมทางภาษี + กรรมสิทธิ์ | สูงสุด |
| เอกสารรับประกัน | 62 | ฿ 24.80M | ซ่อมฟรีในระยะประกันไม่ได้ | ปานกลาง |
| ภาพถ่ายและบันทึกที่ตั้ง | 48 | ฿ 12.40M | ตรวจนับและพิสูจน์การมีอยู่ยาก | ปานกลาง |
| คู่มือและเอกสารเทคนิค | 26 | ฿ 18.20M | ซ่อมบำรุงและอะไหล่ | ต่ำ |
| รวม | 148 | ฿ 64.00M |
12 + 62 + 48 + 26 = 148 รายการ ✓ ตรงกับจำนวนรายการที่ระบุที่ตั้งไม่ได้ในหน้าทะเบียนสินทรัพย์ · 8.60 + 24.80 + 12.40 + 18.20 = ฿64.00M ✓
สินทรัพย์ 12 รายการที่ไม่มีหลักฐานการได้มาเป็นเรื่องที่ต้องแก้ก่อนอย่างอื่น — แม้มูลค่าจะเพียง ฿8.60M ซึ่งน้อยที่สุดในตาราง แต่เป็นรายการเดียวที่กระทบทั้งภาษีและกรรมสิทธิ์พร้อมกัน · ผู้สอบบัญชีจะขอดูหลักฐานการได้มาเป็นอย่างแรกเมื่อสุ่มตรวจสินทรัพย์ และเจ้าพนักงานประเมินอาจไม่ให้หักค่าเสื่อมราคาถ้าพิสูจน์การได้มาไม่ได้ · การเรียงลำดับความเร่งด่วนตามมูลค่าจึงผิด ต้องเรียงตามผลกระทบ
ที่เก็บเอกสารตัวจริง ระบบเก็บสำเนา แต่ต้องรู้ว่าตัวจริงอยู่ที่ใด
| ที่เก็บ | รายการ | มูลค่าสุทธิ | ผู้ดูแล | การเข้าถึง |
|---|---|---|---|---|
| ตู้นิรภัยสำนักงานใหญ่ | 2,486 | ฿ 862.40M | ฝ่ายบัญชี | ต้องมีผู้อนุญาต 2 คน |
| สถาบันการเงิน (จำนำเป็นหลักประกัน) | 286 | ฿ 1,077.00M | ผู้รับจำนอง | ขอคืนได้เมื่อไถ่ถอนเท่านั้น |
| สำนักงานสาขา | 1,364 | ฿ 141.60M | ผู้จัดการสาขา | ตามระเบียบสาขา |
| สำนักงานทะเบียนของราชการ | 128 | ฿ 64.60M | เจ้าพนักงานที่ดิน | ขอคัดสำเนาได้ |
| ไม่ทราบที่เก็บ | 22 | ฿ 0.00M | ไม่มีผู้รับผิดชอบ | ต้องตามหา |
| รวม | 4,286 | ฿ 2,145.60M |
2,486 + 286 + 1,364 + 128 + 22 = 4,286 รายการ ✓ · 862.40 + 1,077.00 + 141.60 + 64.60 + 0.00 = ฿2,145.60M ✓ · จำนวนที่จำนำ 286 รายการและมูลค่า ฿1,077.00M ตรงกับหน้าทะเบียนสินทรัพย์ ✓
เอกสารตัวจริงของสินทรัพย์ 286 รายการมูลค่า ฿1,077.00M อยู่กับสถาบันการเงินในฐานะหลักประกัน — คิดเป็น 50.2% ของมูลค่าสุทธิทั้งหมด ซึ่งหมายความว่าครึ่งหนึ่งของสินทรัพย์บริษัทขายหรือโอนไม่ได้จนกว่าจะไถ่ถอน · ระบบเก็บได้เพียงสำเนาและต้องบันทึกว่าต้นฉบับอยู่ที่ใด ใครถือ และไถ่ถอนได้เมื่อใด · รายการที่ไม่ทราบที่เก็บ 22 รายการเป็นความเสี่ยงแม้มูลค่าสุทธิจะเป็นศูนย์ เพราะสินทรัพย์ที่ตัดค่าเสื่อมหมดแล้วยังเป็นทรัพย์สินที่ต้องพิสูจน์กรรมสิทธิ์ได้ถ้าจะขายหรือถูกโต้แย้ง
ขอบเขตอำนาจของ AI ในงานเอกสาร
สูงสุด LEVEL C| การกระทำ | ระดับที่อนุญาต | ผู้รับผิดชอบตามกฎหมาย | สถานะ |
|---|---|---|---|
| อ่านเอกสารและแยกข้อมูลสำคัญออกมา | Level C | ฝ่ายบัญชีตรวจ | AI ทำได้ |
| จับคู่เอกสารกับรายการในทะเบียน | Level C | — | AI ทำได้ |
| แจ้งรายการที่เอกสารไม่ครบ | Level A | — | AI ทำได้ |
| เตือนเอกสารที่ใกล้หมดอายุ | Level A | — | AI ทำได้ |
| จัดชั้นความลับของเอกสาร | Level C | เจ้าของข้อมูลยืนยัน | เสนอได้ ส่งต่อคน |
| ลบหรือทำลายเอกสาร | ไม่อนุญาต | ฝ่ายบัญชี + ครบกำหนดเก็บรักษา | คนเท่านั้น |
| อนุมัติให้นำเอกสารตัวจริงออกจากตู้นิรภัย | ไม่อนุญาต | ผู้มีอำนาจ 2 คน | คนเท่านั้น |
| รับรองสำเนาถูกต้อง | ไม่อนุญาต | ผู้มีอำนาจลงนาม | คนเท่านั้น |
ระบบไม่ให้ AI ลบเอกสารได้ในทุกกรณี — เพราะพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดให้เก็บรักษาเอกสารทางบัญชีไม่น้อยกว่า 5 ปี และเอกสารบางประเภทเช่นโฉนดที่ดินต้องเก็บตลอดอายุการถือครอง · การรับรองสำเนาถูกต้องเป็นการกระทำที่มีผลทางกฎหมายและต้องมีผู้ลงนามที่รับผิดชอบได้ ระบบสร้างสำเนาดิจิทัลได้แต่ไม่สามารถรับรองแทนคนได้ · การนำเอกสารตัวจริงออกจากตู้นิรภัยกำหนดให้ต้องมีผู้อนุญาต 2 คน เพื่อป้องกันการนำโฉนดหรือทะเบียนไปใช้โดยไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งเป็นความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจริงในหลายองค์กร
ต้นแบบ — ข้อมูลตัวอย่าง · ทุกตัวเลขบนหน้านี้กระทบยอดกับโมดูล Accounting และ Finance ได้ · สินทรัพย์ 12 รายการไม่มีหลักฐานการได้มา ซึ่งกระทบทั้งการพิสูจน์กรรมสิทธิ์และสิทธิในการหักค่าเสื่อมราคาทางภาษี เพราะรายจ่ายที่จะหักได้ต้องพิสูจน์ได้ว่ามีการได้มาจริง · เอกสารทางบัญชีต้องเก็บรักษาไม่น้อยกว่า 5 ปีตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 · เอกสารตัวจริงของสินทรัพย์ 286 รายการอยู่กับสถาบันการเงินในฐานะหลักประกัน ตรงกับมูลค่า ฿1,077.00M ที่ระบุไว้ในหน้าทะเบียนสินทรัพย์ ระบบเก็บได้เพียงสำเนาและบันทึกว่าต้นฉบับอยู่ที่ใด