ระดับการทำงานอัตโนมัติของ 148 ขั้นตอน แยกตามกลุ่มงาน — ตัวเลขรวมคือ 43.2%
| กลุ่มงาน | ขั้นตอน | อัตโนมัติเต็ม | กึ่งอัตโนมัติ | คนทำทั้งหมด | อัตราอัตโนมัติ | เหตุผลของส่วนที่คนต้องทำ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| บันทึกและปรับปรุงทะเบียน | 28 | 18 | 6 | 4 | 64.3% | การตัดรายการต้องมีผู้อนุมัติ |
| คำนวณค่าเสื่อมราคา | 22 | 16 | 4 | 2 | 72.7% | การเลือกวิธีและอายุการใช้งาน |
| ตรวจนับสินทรัพย์ | 24 | 12 | 6 | 6 | 50.0% | การรับรองผลการตรวจนับ |
| ประเมินการด้อยค่า | 18 | 4 | 4 | 10 | 22.2% | ต้องใช้ดุลพินิจของผู้ทำบัญชี |
| จัดการเอกสาร | 26 | 12 | 8 | 6 | 46.2% | การรับรองสำเนาและการทำลาย |
| สัญญาเช่า | 16 | 2 | 2 | 12 | 12.5% | การเลือกอัตราคิดลดและการลงนาม |
| จำหน่ายและตัดออก | 14 | 0 | 2 | 12 | 0.0% | ต้องมีผู้อนุมัติทุกรายการ |
| รวม | 148 | 64 | 32 | 52 | 43.2% |
ขั้นตอน 28 + 22 + 24 + 18 + 26 + 16 + 14 = 148 ✓ · อัตโนมัติเต็ม 18 + 16 + 12 + 4 + 12 + 2 + 0 = 64 ✓ · กึ่งอัตโนมัติ 6 + 4 + 6 + 4 + 8 + 2 + 2 = 32 ✓ · คนทำ 4 + 2 + 6 + 10 + 6 + 12 + 12 = 52 ✓ · 64 + 32 + 52 = 148 ✓ · อัตราอัตโนมัติ 64 ÷ 148 = 43.2% ✓
ถ้าคำนวณอัตราอัตโนมัติจากเฉพาะขั้นตอนที่กฎหมายอนุญาตให้ทำได้ 78 ขั้น จะได้ 82.1% ซึ่งดูดีกว่ามาก แต่เป็นตัวเลขที่ทำให้เข้าใจผิด — เพราะทำให้ดูเหมือนงานเกือบทั้งหมดถูกแบ่งเบาแล้ว ทั้งที่คนยังต้องทำงานอยู่ 52 จาก 148 ขั้นตอน · ตัวเลขที่ควรแสดงเป็นตัวหลักคือ 43.2% เพราะเป็นสัดส่วนของงานทั้งหมดที่ระบบแบ่งเบาได้จริง ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้บริหารต้องใช้วางแผนกำลังคน · งานจำหน่ายและตัดออกเป็นศูนย์เปอร์เซ็นต์และควรเป็นศูนย์ต่อไป เพราะทุกรายการเป็นการนำทรัพย์สินออกจากบริษัท ซึ่งต้องมีคนรับผิดชอบเสมอ
ขั้นตอนที่ทำอัตโนมัติได้แต่ยังไม่ได้ทำ 18 ขั้นตอน · เรียงตามเวลาที่จะประหยัดได้
| ขั้นตอน | ชั่วโมงต่อเดือน | ความพร้อม | สิ่งที่ยังขาด |
|---|---|---|---|
| จับคู่ใบกำกับภาษีกับรายการในทะเบียนอัตโนมัติ | 86 | สูง | ต้องเชื่อมกับระบบจัดซื้อ |
| สร้างรายงานความคืบหน้าการตรวจนับรายวัน | 62 | สูง | ทำได้ทันที |
| แจ้งเตือนสัญญาเช่าและกรมธรรม์ที่ใกล้ครบกำหนด | 48 | สูง | ทำได้ทันที |
| คำนวณค่าเสื่อมของสินทรัพย์ที่โอนจากงานระหว่างก่อสร้าง | 42 | ปานกลาง | ต้องมีผู้ยืนยันวันที่พร้อมใช้ |
| ตรวจจับรายการที่อัตราบัญชีต่างจากอัตราภาษี | 36 | สูง | ทำได้ทันที |
| จัดกลุ่มเอกสารเข้ารายการสินทรัพย์อัตโนมัติ | 28 | ปานกลาง | ต้องปรับปรุงการอ่านเอกสาร |
| รวม 6 อันดับแรก | 302 |
86 + 62 + 48 + 42 + 36 + 28 = 302 ชั่วโมงต่อเดือน ≈ 1.9 คนเต็มเวลา
สามขั้นตอนที่ทำได้ทันทีรวมกันประหยัดได้ 146 ชั่วโมงต่อเดือน โดยไม่ต้องรอเชื่อมระบบอื่น — ทั้งสามเป็นงานรายงานและแจ้งเตือน ซึ่งไม่มีการตัดสินใจใดๆ จึงไม่ติดข้อจำกัดทางกฎหมาย · การจับคู่ใบกำกับภาษีประหยัดได้มากที่สุดแต่ต้องเชื่อมกับระบบจัดซื้อก่อน ซึ่งเป็นงานที่ต้องทำร่วมกับโมดูล Procurement · ตัวเลขชั่วโมงเหล่านี้เป็นการประมาณจากปริมาณงานปัจจุบัน ไม่ใช่ผลที่รับประกันได้ เพราะงานอัตโนมัติยังต้องมีคนสุ่มตรวจ ซึ่งกินเวลาส่วนหนึ่งกลับไป
ความผิดพลาดของงานอัตโนมัติ 8 ครั้งจาก 1,024 ครั้ง · ทุกครั้งถูกคนจับได้
| ประเภทความผิดพลาด | ครั้ง | ใครจับได้ | ผลที่เกิดขึ้น | การแก้ไข |
|---|---|---|---|---|
| จับคู่เอกสารผิดรายการ | 3 | ฝ่ายบัญชีตอนสอบทาน | ไม่กระทบงบ | ปรับกฎการจับคู่ |
| คำนวณค่าเสื่อมของเดือนที่ซื้อผิด | 2 | การกระทบยอดรายเดือน | ปรับปรุงก่อนปิดงวด | แก้กฎการนับวัน |
| อ่านเลขจากเอกสารสแกนผิด | 2 | ผู้ตรวจสอบข้อมูล | ไม่กระทบงบ | เพิ่มการยืนยันสองชั้น |
| แจ้งเตือนซ้ำ | 1 | ผู้ใช้แจ้ง | ไม่กระทบงบ | แก้เงื่อนไขการแจ้ง |
| รวม | 8 |
3 + 2 + 2 + 1 = 8 ครั้ง ✓ จาก 1,024 ครั้ง = ความถูกต้อง 99.2% ✓
ความถูกต้อง 99.2% ฟังดูดี แต่สิ่งที่สำคัญกว่าคือความผิดพลาดทั้ง 8 ครั้งถูกคนจับได้ ไม่ใช่ระบบจับตัวเอง — ซึ่งหมายความว่าถ้าลดการสอบทานของคนลง ความผิดพลาดจะหลุดไปถึงงบการเงิน · ความผิดพลาด 2 ครั้งเรื่องการคำนวณค่าเสื่อมของเดือนที่ซื้อกระทบตัวเลขในงบโดยตรง และถูกจับได้ตอนกระทบยอดรายเดือน ซึ่งเป็นเหตุผลที่การกระทบยอดต้องทำทุกเดือน ไม่ใช่ทำปีละครั้ง · ตัวเลขนี้จึงไม่ควรใช้เป็นเหตุผลในการลดการตรวจสอบของคน แต่ควรใช้เป็นเหตุผลในการรักษาไว้
ต้นแบบ — ข้อมูลตัวอย่าง · ทุกตัวเลขบนหน้านี้กระทบยอดกับโมดูล Accounting และ Finance ได้ · อัตราอัตโนมัติที่แสดงเป็นตัวหลักคือ 43.2% ซึ่งคำนวณจากขั้นตอนทั้งหมด 148 ขั้น ไม่ใช่ 82.1% ที่คำนวณเฉพาะขั้นตอนที่ทำได้ เพราะตัวเลขที่ผู้บริหารต้องใช้ตัดสินใจคือระบบแบ่งเบางานได้เท่าไรจากงานทั้งหมด · ขั้นตอน 52 ขั้นที่คนต้องทำทั้งหมดไม่ใช่ข้อจำกัดทางเทคนิค แต่เป็นข้อกำหนดตามกฎหมายและมาตรฐานการบัญชี เช่นการเลือกวิธีคิดค่าเสื่อม การประเมินการด้อยค่า และการรับรองผลการตรวจนับ · เวลาที่ประหยัดได้ 2,486 ชั่วโมงใน 5 เดือน เทียบเท่าคนทำงานเต็มเวลา 3.1 คน