เวิร์กโฟลว์งานกฎหมาย 10 ขั้น สามขั้นกลางเป็นของคนเสมอ
| ขั้น | ชื่อขั้นตอน | ผู้ทำ | อัตโนมัติ | เหตุผลที่ทำอัตโนมัติได้หรือไม่ได้ |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Request — รับคำขอ | ระบบ | 96.4% | กรอกแบบฟอร์มและตรวจความครบถ้วน |
| 2 | AI Review — ตรวจเบื้องต้น | AI | 92.8% | ตรวจตามรายการที่ทนายความกำหนดไว้ |
| 3 | AI Draft — ร่างเอกสาร | AI | 88.2% | ร่างจากแม่แบบที่ทนายความอนุมัติแล้ว |
| 4 | Lawyer Review — ทนายความตรวจ | คน | 0% | การตรวจความถูกต้องทางกฎหมายเป็นงานวิชาชีพ |
| 5 | Approval — ผู้มีอำนาจอนุมัติ | คน | 0% | อำนาจอนุมัติเป็นของบุคคลตามระเบียบบริษัท |
| 6 | Digital Signature — ลงลายมือชื่อ | คน | 0% | ผู้ลงนามต้องเป็นผู้มีอำนาจตามหนังสือรับรอง |
| 7 | Archive — จัดเก็บ | ระบบ | 99.2% | จัดหมวดและควบคุมเวอร์ชัน |
| 8 | Reminder — แจ้งเตือน | ระบบ | 100% | เตือนตามกำหนดที่ตั้งไว้ |
| 9 | Renewal — เสนอต่ออายุ | AI | 74.6% | เสนอได้ แต่การต่ออายุจริงกลับไปขั้นที่ 4–6 |
| 10 | Complete — ปิดงานและสรุป | ระบบ | 98.8% | สรุปสถิติและปิดรายการ |
7 ขั้นที่ระบบทำได้ = ขั้น 1, 2, 3, 7, 8, 9, 10 · งานผ่านขั้นเหล่านี้ 3,000 ครั้ง ทำอัตโนมัติสำเร็จ 1,842 = 61.4% · งานทั้งหมดรวมสามขั้นที่เป็นของคน 4,284 ครั้ง → 43.0%
ต้นแบบนับสามขั้นกลางเข้าไปในตัวหารด้วย จึงได้ 78% — สายงานนี้ออกแบบมาให้มีจุดหยุดที่คนตรวจถึงสามจุดติดกัน ซึ่งเป็นการออกแบบที่ถูกต้อง แต่การเอาสามขั้นนั้นมานับรวมในอัตราอัตโนมัติทำให้ตัวเลขสูงกว่าความจริง · ที่สำคัญกว่านั้นคือขั้นที่ 6 ไม่ควรอยู่ในภาพเวิร์กโฟลว์ที่มีลูกศรไหลอัตโนมัติเลย เพราะทำให้ผู้ใช้เข้าใจว่าเอกสารเดินทางจากขั้น 5 ไป 7 ได้เอง ทั้งที่ต้องมีคนกดลงนามทุกฉบับ
สถานะงานในเวิร์กโฟลว์ 128 รายการ
- เสร็จสิ้น68 (53.1%)
- กำลังดำเนินการ28 (21.9%)
- รอดำเนินการ20 (15.6%)
- รอข้อมูลเพิ่มเติม8 (6.3%)
- ยกเลิก4 (3.1%)
68 + 28 + 20 + 8 + 4 = 128 ✓ · 53.1 + 21.9 + 15.6 + 6.3 + 3.1 = 100.0% ✓
ประเภทงานที่ทำอัตโนมัติมากที่สุด 6 อันดับแรกจาก 128 งาน
| ประเภทงาน | จำนวน | สัดส่วน | ข้อควรระวัง |
|---|---|---|---|
| สัญญาทางธุรกิจ | 42 | 32.8% | ต้องผ่านทนายทุกฉบับ |
| นโยบายและระเบียบ | 18 | 14.1% | ต้องผ่านคณะกรรมการหากเป็นนโยบายหลัก |
| เอกสารด้านทรัพยากรบุคคล | 16 | 12.5% | มีข้อมูลส่วนบุคคล จำกัดสิทธิ์เข้าถึง |
| หนังสือแจ้งเตือนและทวงถาม | 14 | 10.9% | อยู่ในบังคับกฎหมายทวงถามหนี้ |
| เอกสารบริษัท | 12 | 9.4% | บางฉบับต้องจดทะเบียนภายในกำหนด |
| คำร้องและคำขอ | 10 | 7.8% | ต้องตรวจกำหนดยื่นทุกครั้ง |
| รวม 6 อันดับ | 112 | 87.5% |
42 + 18 + 16 + 14 + 12 + 10 = 112 จาก 128 = 87.5% ✓ (อีก 16 งานกระจายในประเภทอื่น)
งานที่ระบบหยุดและเตือนพิเศษ
ถอดตัวเลข "ลดความเสี่ยงทางกฎหมาย 28%" ออก — ไม่มีนิยามว่าความเสี่ยงทางกฎหมายวัดจากอะไร ลดลงเทียบกับอะไร และใครเป็นผู้วัด ตัวเลขแบบนี้ดูน่าเชื่อถือแต่ไม่มีใครตรวจย้อนได้ · แทนที่ด้วยจำนวนครั้งที่พลาดกำหนดเวลาซึ่งลดจาก 14 ครั้งเหลือ 2 ครั้ง ซึ่งนับได้จริง เทียบได้จริง และเป็นสิ่งที่ระบบช่วยได้จริง
ต้นแบบ — ข้อมูลตัวอย่าง · AI ไม่ใช่ทนายความ ผลลัพธ์เป็นข้อมูลประกอบการทำงานของผู้ประกอบวิชาชีพกฎหมาย ไม่ใช่ความเห็นทางกฎหมาย · หน้านี้แก้จากต้นแบบ 3 จุด อัตราอัตโนมัติ 78% นับขั้น Lawyer Review, Approval และ Digital Signature รวมเข้าไปด้วย ทั้งสามขั้นเป็นของคนตามกฎหมาย เมื่อเอาออกจากตัวหารจะเหลือ 61.4% และถ้าคิดจากงานทั้งหมดจะเหลือ 43.0% · ตัวเลข "ลดความเสี่ยงทางกฎหมาย 28%" ถูกถอดออก เพราะไม่มีนิยามว่าวัดจากอะไร แทนด้วยจำนวนครั้งที่พลาดกำหนดเวลาซึ่งตรวจย้อนได้ · และเพิ่มขั้นตอนติดอากรแสตมป์สำหรับหนังสือมอบอำนาจ ซึ่งการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้ยกเว้นข้อกำหนดนี้