เวิร์กโฟลว์ตัวอย่าง — รับพนักงานใหม่ 8 ขั้น · สามขั้นต้องมีคนอนุมัติ
| ขั้น | ชื่อขั้นตอน | ผู้ทำ | บันทึกกิจกรรม | เส้นทางเมื่อล้มเหลว |
|---|---|---|---|---|
| 1 | กรอกข้อมูลพนักงานใหม่ | ฝ่ายบุคคล | บังคับ | ส่งกลับให้กรอกใหม่ |
| 2 | ตรวจความถูกต้องของข้อมูล | ระบบ | บังคับ | ส่งกลับพร้อมระบุช่องที่ผิด |
| 3 | สร้างบัญชีผู้ใช้ | ระบบ | บังคับ | แจ้งผู้ดูแลระบบ |
| 3.5 | อนุมัติสิทธิ์การเข้าถึง | ผู้บังคับบัญชา + ผู้ดูแล | บังคับ | หยุดรอ ไม่ข้ามอัตโนมัติ |
| 4 | กำหนดสิทธิ์ตามที่อนุมัติ | ระบบ | บังคับ | ย้อนกลับสิทธิ์ทั้งหมด |
| 5 | เตรียมเอกสารรับเข้า | ระบบ | บังคับ | แจ้งฝ่ายบุคคล |
| 6 | แจ้งพนักงานและผู้เกี่ยวข้อง | ระบบ | บังคับ | ส่งซ้ำอัตโนมัติ 3 ครั้ง |
| ทุกขั้น | จัดการข้อยกเว้น | ผู้ดูแลเวิร์กโฟลว์ | บังคับ | แจ้งภายใน 15 นาที |
เพิ่มขั้นที่ 3.5 ซึ่งต้นแบบไม่มี — ในต้นแบบ ขั้น “เพิ่มสิทธิ์การเข้าถึง” ทำงานอัตโนมัติต่อจากการสร้างบัญชีทันที ซึ่งหมายความว่าใครก็ตามที่กรอกแบบฟอร์มรับพนักงานใหม่ผ่านได้ ก็กำหนดสิทธิ์ให้บัญชีนั้นได้ทางอ้อม · หน้า User & Permission Center ของระบบนี้กำหนดไว้แล้วว่าการเปลี่ยนสิทธิ์ต้องมีคนอนุมัติ ถ้าเวิร์กโฟลว์ข้ามข้อกำหนดนั้นได้ กฎก็ไม่มีความหมาย · และเพิ่มเส้นทางจัดการข้อยกเว้นที่ครอบทุกขั้น ต้นแบบมีเส้นทางย้อนกลับเฉพาะขั้นตรวจข้อมูลเท่านั้น ถ้าขั้นอื่นล้มเหลว งานจะค้างอยู่โดยไม่มีใครรู้จนกว่าจะมีคนถามหา
ชนิดของขั้นตอนที่ใช้ได้ พร้อมข้อจำกัดของแต่ละชนิด
| ชนิด | ใช้ทำอะไร | ข้อจำกัด |
|---|---|---|
| งานทั่วไป | มอบหมายงานให้คนทำ | ต้องระบุผู้รับผิดชอบเสมอ |
| การอนุมัติ | หยุดรอคนตัดสินใจ | ข้ามอัตโนมัติไม่ได้ทุกกรณี |
| เงื่อนไข | แยกเส้นทางตามข้อมูล | ต้องมีเส้นทางสำรองเมื่อไม่เข้าเงื่อนไขใดเลย |
| การแจ้งเตือน | ส่งข้อความให้ผู้เกี่ยวข้อง | ห้ามใส่ข้อมูลส่วนบุคคลในช่องทางภายนอก |
| เชื่อมต่อระบบภายนอก | เรียกใช้ระบบอื่น | ต้องมีข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล |
| การกระทำโดย AI | ให้ AI ประมวลผลหรือร่างเนื้อหา | สูงสุด Level C · ทำรายการเงินไม่ได้ |
| หน่วงเวลา | รอตามเวลาที่กำหนด | ต้องมีเวลาสูงสุดเสมอ |
| สิ้นสุด | ปิดงานและสรุปผล | ต้องบันทึกผลลัพธ์ทุกครั้ง |
ขั้นชนิด "การกระทำโดย AI" ถูกล็อกไว้ที่ Level C — เวิร์กโฟลว์เป็นเครื่องมือที่ทำให้คนธรรมดาสร้างระบบอัตโนมัติได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด ซึ่งเป็นข้อดี แต่ก็หมายความว่าคนที่ไม่เข้าใจผลกระทบก็สร้างได้เช่นกัน · ถ้าขั้น AI ทำรายการทางการเงินหรือเปลี่ยนสิทธิ์ได้ ก็เท่ากับเปิดช่องให้ข้ามเพดานอำนาจที่ตั้งไว้ในโมดูลอื่นทั้งหมดผ่านการลากวาง
การควบคุมที่บังคับทุกเวิร์กโฟลว์
ช่องติ๊ก "บันทึก Log" ที่ปิดได้คือปัญหาที่ใหญ่กว่าที่เห็น — ถ้าผู้สร้างเวิร์กโฟลว์ปิดการบันทึกได้ ก็สร้างกระบวนการที่ทำงานกับข้อมูลลูกค้าโดยไม่มีร่องรอยได้ · ในระบบที่ให้บริการหลายองค์กรและมีข้อกำหนดเรื่องการตรวจสอบย้อนหลัง การบันทึกไม่ควรเป็นทางเลือกของผู้สร้าง ระบบนี้จึงบังคับเปิดและไม่แสดงช่องให้ปิด
ต้นแบบ — ข้อมูลตัวอย่าง · ข้อมูลจัดชั้น C5 — Super Admin เข้าถึงข้อมูลของทุกองค์กรได้ ทุกการกระทำถูกบันทึกและตรวจสอบย้อนหลังได้เสมอ · หน้านี้แก้จากต้นแบบ 3 จุด ที่สำคัญที่สุดคือขั้นที่ให้สิทธิ์การเข้าถึงระบบทำงานอัตโนมัติโดยไม่มีขั้นอนุมัติ ซึ่งขัดกับหลักที่กำหนดไว้ในหน้า User & Permission Center ว่าการเปลี่ยนสิทธิ์ต้องมีคนอนุมัติ · ตัวเลือก "บันทึก Log" เป็นช่องติ๊กที่ปิดได้ การบันทึกกิจกรรมต้องบังคับ เพราะเวิร์กโฟลว์ที่ปิดบันทึกจะไม่มีร่องรอยให้ตรวจสอบย้อนหลัง · และไม่มีเส้นทางจัดการข้อผิดพลาดที่ครอบทุกขั้น ถ้าขั้นใดล้มเหลวเวิร์กโฟลว์จะค้างโดยไม่มีใครรู้